Implementering af digital sagsbehandling i offentlige enheder
Gennemføre forandringsaktiviteter da sagsbehandling i offentlige, decentrale enheder blev digitaliseret.
Organisatorisk forandringsledelse – Håndtere udfordringen
INDUSTRI
Offentlig sektor
TIDSPUNKT
2017
LANDE
Danmark
PROJECT
Digitalisering af sagsbehandling
En offentlig institution med mange autonome og decentrale enheder skulle digitaliseres. Alle enheder havde forskellige, manuelle arbejdsgange og systemunderstøttelse til sagsbehandling, som skulle afløses af et fælles system og processer.
Udfordring
Hovedudfordringen var omfanget af interne og eksterne interessentgrupper. Der var mange interessenter og de havde meget forskellige interesser. Både internt i de decentrale enheder og eksternt ift. forskellige politiske dagsordener. Ydermere led organisationen under dårlige erfaringer med tidligere, mislykkedes IT projekter, som resulterede i et højspændt arbejdsmiljø i projekt teamet.
Løsning
proacteur udviklede en forandringsplan til at supportere:
- Aktiv involvering af alle interessentgrupper, allerede fra de tidlige projektfaser og med regelmæssig aktivitet.
- Massiv kommunikation med fokus på åbenhed og ærlighed, for at sikre gennemsigtighed. Projektet var i stand til at holde negative reaktioner i skak, når kritiske episoder eller forsinkelser indtraf.
- Omfattende support til centrale og decentrale ledelser ved at sikre relevant viden og kompetencer til at udvise et aktivt ejerskab fra analyse til gevinstrealisering.
Trods udfordringer med den tekniske implementering blev sagsbehandlingen digitaliseret succesfuldt grundet et meget højt niveau af involvering og kommunikation.
